Notes de frais : Excel ou une appli dédiée ?
La réponse honnête : si tu as moins de cinq dépenses par mois, une seule devise et aucun salarié, Excel suffit — et c'est gratuit. Le tableur casse au premier des trois seuils suivants : le volume (la saisie devient une corvée repoussée), l'équipe (validation, remboursements, versions du fichier), ou la devise (conversions à la main). Ce comparatif détaille où passe la frontière.
Le comparatif critère par critère
| Critère | Excel / Google Sheets | notafee |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit (ou déjà payé) | 4 €/mois solo · 6 €/utilisateur en équipe |
| Saisie d'une dépense | Manuelle : 7 champs à taper, ticket à classer à part | Une photo — commerçant, date, montant, TVA extraits |
| Justificatifs | Dossier à part, nommage à la main, lien fragile avec les lignes | Photo attachée à la dépense, horodatée, sauvegardée |
| Multi-devise (MUR, MGA…) | Taux cherchés et recopiés à la main, erreurs fréquentes | Conversion au taux du jour, ajustable par mois, recalcul auto |
| Validation en équipe | Envois de fichiers, versions divergentes, zéro traçabilité | Circuit soumission → approbation, décisions motivées et tracées |
| Erreurs et doublons | Invisibles jusqu'au contrôle du comptable | Doublons, TVA incohérente et montants aberrants signalés |
| Export comptable | Possible, mais à construire et maintenir soi-même | Classeur prêt, comptes paramétrables, justificatifs zippés |
| Hors ligne / mobile | Médiocre au téléphone | Appli installable, photo hors ligne synchronisée |
| Souplesse totale | Absolue : c'est un tableur | Cadre volontairement simple |
Quand Excel est le bon choix
- Moins de ~5 dépenses par mois, une seule devise, pas de salarié : le coût d'un outil ne se justifie pas.
- Un besoin très atypique (répartitions analytiques exotiques, refacturations complexes) où la souplesse du tableur est irremplaçable.
Les trois signaux qu'il est temps de changer
- La pile de tickets. Tu saisis « plus tard », les tickets thermiques s'effacent, la fin de mois devient une soirée perdue — et des frais passent à la trappe (donc de l'argent perdu, le tien).
- Le fichier qui circule. Deux versions du classeur, des remboursements en retard, personne ne sait qui a validé quoi.
- La devise. Dès qu'une partie de l'équipe dépense en MUR, MGA ou USD, les conversions à la main produisent des écarts que ton comptable paiera en heures facturées.
Le calcul est simple : à 6 € par utilisateur, notafee coûte moins cher que 15 minutes du temps de qui que ce soit dans l'entreprise. Si le tableur te coûte plus de 15 minutes par personne et par mois — et au premier justificatif perdu, c'est déjà le cas — la question est réglée.
Essaie sur un mois réel : garde ton Excel en parallèle pendant les 30 jours d'essai gratuit, et compare la fin de mois. C'est le seul comparatif qui compte vraiment.