Combien de temps garder ses justificatifs de notes de frais ?
En bref : en France, la règle de prudence est de garder les justificatifs de frais 10 ans (durée de conservation des pièces comptables, article L123-22 du Code de commerce). Le délai purement fiscal est de 6 ans. Une copie numérique fidèle et datée du ticket est admise depuis 2019 — mais le ticket thermique, lui, s'efface en quelques mois : photographier au moment de la dépense n'est pas un confort, c'est une assurance.
Les deux délais à connaître
| Règle | Durée | Base |
|---|---|---|
| Pièces comptables (dont justificatifs de frais) | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Droit de contrôle de l'administration fiscale | 6 ans | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
Comme le délai comptable est le plus long, c'est lui qui fait la règle pratique : garde tout 10 ans, et tu es tranquille pour les deux.
Une photo de ticket a-t-elle une valeur ?
Oui, à conditions. Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, l'URSSAF comme l'administration fiscale admettent la conservation des justificatifs sous forme numérisée, à condition que la copie soit fiable : fidèle à l'original (contenu et image), horodatée, et conservée dans des conditions qui garantissent son intégrité dans le temps.
Concrètement, pour une note de frais :
- photographier le ticket en entier, lisible, au moment de la dépense ;
- l'attacher immédiatement à la dépense correspondante (montant, date, commerçant) ;
- le conserver dans un système qui date les enregistrements et n'écrase pas les originaux ;
- sauvegarder le tout — un justificatif perdu est un justificatif qui n'existe pas.
Le vrai risque : le ticket thermique
La plupart des tickets de caisse sont imprimés sur papier thermique, dont l'encre s'efface en quelques mois — bien avant tout délai légal. Un ticket de restaurant gardé dans une enveloppe est souvent illisible à la clôture de l'exercice, et totalement blanc bien avant un contrôle. C'est la meilleure raison de photographier au moment de la dépense : la photo datée devient ta pièce durable pendant que l'original s'efface.
Et pour une équipe hors de France ?
Si ton entreprise est immatriculée ailleurs (à Maurice ou à Madagascar par exemple), les délais locaux s'appliquent — ils sont généralement du même ordre de grandeur, mais vérifie avec ton expert-comptable local. La logique, elle, ne change pas : justificatif d'origine photographié immédiatement, rattaché à sa dépense, sauvegardé en plusieurs endroits.
Ce que fait notafee : chaque dépense garde sa photo d'origine, horodatée et jamais écrasée ; les justificatifs sont sauvegardés chaque jour hors site ; la clôture d'exercice produit un dossier annuel — classeur + justificatifs classés par mois — que tu peux archiver 10 ans sans y penser. Essai gratuit de 30 jours.
Ce guide donne les ordres de grandeur utiles au quotidien ; il ne remplace pas le conseil de ton expert-comptable pour ta situation précise.