TVA sur les notes de frais : ce qui est récupérable, poste par poste
En bref : l'entreprise récupère la TVA d'une note de frais à trois conditions — la dépense sert l'activité, la TVA figure sur le justificatif, et le justificatif est au bon format (note détaillée jusqu'à 150 € HT, facture au nom de l'entreprise au-delà). Ensuite, tout dépend du poste : restaurant, péage, parking, fournitures : 100 % ; carburant d'une voiture de tourisme : 80 % ; hôtel du salarié, train, avion, taxi, location de voiture : 0 %. Et une indemnité kilométrique ne porte jamais de TVA.
Le tableau, poste par poste
| Dépense | TVA récupérable | Taux usuel | À retenir |
|---|---|---|---|
| Restaurant (sur place, à emporter, livraison) | 100 % | 10 % (20 % sur l'alcool, 5,5 % sur certains produits emballés) | Repas de déplacement ou d'affaires. Un repas personnel près du bureau n'ouvre pas droit à déduction. |
| Hôtel — salarié ou dirigeant | 0 % | 10 % | Exclusion expresse, même en déplacement professionnel. |
| Hôtel — client, prospect, intervenant extérieur | 100 % | 10 % | Facture au nom de l'entreprise, avec le nom du tiers hébergé. |
| Petit-déjeuner d'hôtel facturé à part | 100 % | 10 % | Suit le régime de la restauration, pas de l'hébergement. |
| Essence ou gazole — véhicule de tourisme | 80 % | 20 % | Alignement essence/gazole achevé en 2022. |
| Essence ou gazole — véhicule utilitaire | 100 % | 20 % | Le caractère utilitaire se lit sur la carte grise (genre CTTE). |
| GPL, GNV, recharge électrique | 100 % | 20 % | Tous véhicules. |
| Péages | 100 % | 20 % | Le reçu du péage mentionne la TVA ; l'abonnement télépéage donne une facture mensuelle. |
| Parking | 100 % | 20 % | Stationnement lié à un déplacement professionnel. |
| Train, avion, taxi, VTC, métro | 0 % | 10 % | Transport de personnes : exclu du droit à déduction, même quand la TVA est imprimée sur le billet. |
| Location d'une voiture de tourisme | 0 % | 20 % | Même exclusion que l'achat. La location d'un utilitaire est déductible. |
| Cadeaux clients | 100 % jusqu'à 73 € TTC par an et par bénéficiaire | 20 % | Au-delà du seuil, exclusion totale, pas seulement de l'excédent. |
| Fournitures, petit matériel, logiciels | 100 % | 20 % | Justificatif conforme, usage professionnel. |
| Téléphone, internet | 100 % | 20 % | Au prorata de l'usage professionnel si la ligne est mixte. |
| Indemnités kilométriques | Pas de TVA | — | Forfait sans TVA facturée ; le carburant est déjà « dans » le barème. Voir le barème 2026. |
La condition qui fait tout : le justificatif
La règle de fond est simple — la TVA est déductible si elle est mentionnée sur un document qui vaut facture. C'est là que la plupart des notes de frais perdent de la TVA, pas dans les subtilités par poste.
- Jusqu'à 150 € HT : une facture dite simplifiée suffit. C'est le ticket de caisse ou la note de restaurant détaillée, avec la date, l'identité du commerçant, le détail de la prestation, le montant HT, le taux et le montant de TVA. Le nom de l'entreprise peut y être ajouté à la main par le client — c'est admis, et c'est même conseillé.
- Au-delà de 150 € HT : une facture complète, au nom de l'entreprise (pas du salarié), avec son adresse, un numéro de facture et le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur. Une facture au nom du salarié peut faire rejeter la déduction.
- Le reçu de carte bancaire ne suffit jamais : il prouve le paiement, pas la taxe. Sans ticket ou note détaillée, pas de TVA.
- Le ticket doit rester lisible pendant toute la durée de conservation — et le papier thermique s'efface en quelques mois. La photo prise le jour même est la copie qui survivra ; voir combien de temps garder ses justificatifs.
Les trois erreurs les plus fréquentes
- Récupérer la TVA d'un billet de train. Elle est imprimée, elle a l'air récupérable, elle ne l'est pas. Ligne à passer en TTC.
- Récupérer 100 % de la TVA du carburant d'une voiture de tourisme. C'est 80 %. Les 20 % restants se passent en charge.
- Déduire la nuit d'hôtel du commercial. Exclue pour le personnel de l'entreprise, déductible seulement si la chambre est celle d'un client ou d'un intervenant extérieur.
Et les dépenses en devises, à Maurice ou à Madagascar ?
La TVA mauricienne (VAT à 15 %) ou malgache (20 %) qui figure sur un ticket n'est pas récupérable sur la déclaration de TVA française : elle est hors de son champ, et il n'existe pas de procédure de remboursement entre ces pays et la France comme il en existe dans l'Union européenne. Pour une entreprise française, la dépense passe donc en charge pour son montant TTC converti en euros. Pour une entreprise mauricienne ou malgache, c'est la règle locale qui s'applique à la TVA locale — avec le même principe universel : elle doit figurer sur un justificatif à jour et au nom de l'entreprise. Le guide notes de frais entre la France, Maurice et Madagascar traite des conversions.
Ce que fait notafee : la TVA est lue sur chaque ticket photographié en même temps que le montant TTC, contrôlée en cohérence (une TVA supérieure à 30 % du TTC est signalée avant validation), et exportée dans sa propre colonne du classeur comptable, ligne par ligne, pour que ton comptable n'ait ni à ressaisir ni à deviner. Essai gratuit de 30 jours.
Sources : CGI, annexe II, article 206 (exclusions du droit à déduction : hébergement du personnel, transport de personnes, véhicules de tourisme) ; CGI, article 298 (carburants) ; CGI, annexe II, article 242 nonies A (mentions des factures, seuil de 150 € HT) ; CGI, annexe IV, article 23 N (cadeaux de faible valeur, 73 € TTC) ; BOFiP BOI-TVA-DED-30-30. Ce guide donne les règles générales ; il ne remplace pas le conseil de ton expert-comptable pour ta situation précise.